En este artículo veremos cómo Néstor Del Valle, Gerente de Educación y Tecnología y responsable de gestionar la plataforma LMS y todas las tecnologías educativas en el campus de Miami de la Universidad Albizu, utiliza los informes de IntelliBoard para trabajar con la retención de estudiantes. 

La Universidad Albizu tiene su campus principal en San Juan, Puerto Rico; un campus secundario en Miami, Florida; y una extensión del campus de San Juan en Mayagüez, Puerto Rico.

Hoy en día, IntelliBoard es una herramienta muy importante que proporciona los datos que se utilizan para tomar decisiones relativas a la retención. La Universidad Albizu es muy especializada y ofrece muchísimos cursos en sus campus.

¿Cómo se trabaja el proceso desde que el alumno entra y cómo se interviene con ellos?

Nosotros tenemos un proceso que se llama “Onboarding”, ó Bienvenido a bordo, en el cual tomamos al estudiante que se matricula y lo ponemos en una especie de curso para que adquiera las herramientas que necesita, para cuando ya comiencen las clases pueda estar listo. Así que supervisamos ese proceso, hasta que están comprometidos con la clase y son participantes activos en el curso.

Lo que ocurre es que en algunos casos el alumno no demuestra estar muy comprometido y concentrado dentro del curso, no utilizando las herramientas por ejemplo. En estos casos, captamos ese comportamiento utilizando los informes de frecuencia de IntelliBoard, (frecuencia de conexión). Con éstos informes, la Institución puede implementar métodos para ayudar a los estudiantes a mejorar sus hábitos de estudio, gestionar mejor su tiempo, así como ayudar a trabajar sus “gaps”.

Este método funciona de la siguiente manera: 

Creamos un proceso holístico de soporte para el estudiante, desde que entra. El estudiante es asignado a un “Coach” académico. Ese “Coach” académico está encargado de velar por el estudiante en su proceso de entrada a la universidad. Una vez entran, son asignados para que los estudiantes tengan un proceso de aclimatación a la universidad. A causa de la pandemia, los últimos dos años hemos estado trabajando “on line” por un lado ó híbrido, ya que en casi todos los cursos “on line”, las clases se han dado por videoconferencia. En muchos cursos, a causa de la acreditación, tiene que haber contacto del profesor con el estudiante, directamente. 

Por lo tanto, estamos monitoreando mucho con IntelliBoard, los estudiantes que se conectan o no se conectan, y si fuera necesario ese “Coach” académico lo puede referir a una sesión, con la Consejera Académica quien puede trabajar la intervención emocional con el estudiante o simplemente explorar qué necesita el estudiante para poder mejorar su rendimiento. 

Tenemos también los tutores a los cuales se refiere el estudiante y a su vez también podemos trabajar con la facultad y otros servicios adicionales que tienen los tutores, quienes están encargados de materias específicas en la facultad. 

Puede ser que el estudiante necesite tal vez otro acercamiento, aparte de lo que se está trabajando desde el área de Tecnologías. Además de ayudarlos con la parte tecnológica, los podemos referir para que visiten la Biblioteca o a algún otro servicio que requiera el estudiante.

¿Cómo llega la Institución al estudiante? ¿Usando los datos?

En nuestro caso estamos trabajando por referidos del profesor o referidos del estudiante.  El estudiante siempre se puede referir a sí mismo y entonces hacemos un rastreo de reportes semanales, los cuales estamos en este caso generando con IntelliBoard, descargandolos y manejándolos en Microsoft Office.

Uno de los reportes que utilizamos es el reporte de las calificaciones de los estudiantes. Ese reporte nos permite a nosotros poder analizar y ver el progreso del estudiante desde que comenzó. 

Cuándo se está conectando, las notas o las calificaciones que está obteniendo, cómo ha ido evolucionando, si son bajas ó son buenas o si de momento eran buenas y de pronto empezaron a bajar.  Los reportes tienen dos vertientes: trabajamos por parte de los referidos y por otro lado generamos directamente esos datos. Estos reportes los genera el Director de cada programa académico y el asistente administrativo.

El trabajo de este equipo está directamente relacionado a los alumnos que obtienen malos resultados, a menudo con calificaciones no representativas, por debajo de la media estipulada. 

Los estudiantes que necesitan orientación se identifican sobre la base de los informes presentados por IntelliBoard, y se toman medidas rápidamente y por lo general, el estudiante es remitido al “Coach” académico, donde se crea una hoja de trabajo para el seguimiento del estudiante a partir de ese momento.

Con esta información, los tutores también pueden ayudar a los estudiantes y los profesores de acuerdo a la necesidad.

En algunos casos, como los Cursos de Grado en Patología del Habla y Psicología, se requieren acreditaciones bastante complejas y se exige a los estudiantes que mantengan un nivel de rendimiento bastante alto. Los reportes de IntelliBoard nos permiten intervenir lo antes posible para ver si el alumno ha tenido alguna situación.

Pero por supuesto, durante la pandemia tuvimos muchas situaciones en las que a veces el estudiante necesitaba más tiempo, por esta razón los informes nos ayudaron a comprobar el momento en que se produjo alguna de estas situaciones y pudimos explorar y analizar lo que ocurrió. 

Los datos nos ayudan esencialmente a trabajar con el estudiante, a hacer que el sistema funcione con el estudiante y con todo su potencial. Y finalmente, en los casos que los estudiantes reflejan un bajo rendimiento académico, trabajamos con las tutorías para que el alumno pueda aumentar su rendimiento académico.

¿Cuál ha sido el resultado?

Así que, gracias a todo este proceso y al sistema IntelliBoard, que logramos poner en marcha, nuestra tasa global de retención es ahora del 90% de los estudiantes que empiezan, terminan su curso, lo cual es bastante alto y bastante bueno para todos los esfuerzos que se están haciendo.

¿Quiere utilizar los datos de su LMS para mejorar la retención de los estudiantes? Regístrese para obtener una prueba gratuita de IntelliBoard, aproveche nuestros webinars o programe una charla con nosotros. Nos encantaría ayudarle a liberar el potencial de sus datos.